Non rischiare sanzioni: conserva le tue email aziendali nel rispetto delle normative
Lasciare le email aziendali su MS Outlook per l'archiviazione, senza il dovuto rispetto delle normative di legge, è un errore che può comportare il pagamento di sanzioni amministrative. Dal 2011 è in vigore una normativa che impone alle aziende la conservazione dei messaggi di posta elettronica a contenuto e rilevanza giuridico-commerciale per dieci anni, con la conservazione sostitutiva.
L'importanza della Archiviazione dell'email
Le email sono documenti probatori che hanno un aspetto giuridico correlato ai contratti. Grazie ad una email, ad esempio, si può provare che una fattura non sia falsa oppure doverla corredare nel caso in cui manchi una bolla o una prestazione per servizi.
La soluzione ideale di archiviazione
La soluzione più semplice ed efficace è un sistema di archiviazione documentale che si interfacci con MS Outlook, perché consente agli utenti una gestione facile dei documenti.
Un sistema di archiviazione ideale deve offrire il vantaggio di effettuare l'accesso alla consultazione ed alla gestione dei documenti e dei fascicoli direttamente da Outlook.
Deve essere chiaro, semplice, intuitivo e deve offrire la possibilità di poter sviluppare processi customizzati e di potersi interfacciare a qualsiasi tipologia di gestionale.
Conservazione digitale: quali documenti conservare?
La conservazione digitale a norma non riguarda solo le fatture elettroniche, ma tutta la documentazione legata all'azienda. Alcuni documenti, come le e-fatture, si prestano per loro natura alla conservazione digitale, ma la lista non si ferma qui.
Non rischiare: scegli la soluzione legale
L'azienda ha diverse opzioni, ma l'unica che rispetta la legge e garantisce l'efficienza è l'adozione di una gestione documentale che consenta anche di automatizzare i processi.
Grazie a questa possibilità, l'azienda può evitare di dover gestire grandi quantità di carta ma soprattutto può trovare ogni documento in poche frazioni di secondo.
Affidati a un partner specializzato
La soluzione migliore per evitare impegno e responsabilità è quella di affidarsi ad un partner specializzato come bigblue e Namirial.
Non rischiare sanzioni: opta per un'archiviazione sicura e efficiente delle tue email aziendali.
Hai bisogno di un sistema di archiviazione efficace che rispetti le normative?
Contattaci oggi per scoprire cosa possiamo fare per te.