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Archiviazione dell'email obbligo di legge o vantaggio aziendale

Aggiornamento: 3 giu


obbligo conservazione posta elettronica

Dal 2011 è in vigore una normativa che impone la conservazione dei messaggi di posta elettronica con contenuto e rilevanza giuridico-commerciale per dieci anni attraverso la conservazione sostitutiva. Questa normativa sottolinea, quindi, l'importanza di trattare le email non come semplici messaggi, ma come documenti ufficiali che possono avere rilevanza legale.


Non archiviare e conservare le tue email nel rispetto delle normative ti espone a molti rischi

  • Sanzioni amministrative e legali per non conformità alle normative vigenti.

  • Difficoltà nella ricostruzione di eventi e decisioni aziendali in caso di dispute legali.

  • Perdita di dati importanti a seguito di guasti hardware, attacchi informatici o semplici errori umani.

  • Danneggiamento della reputazione aziendale e perdita di fiducia da parte dei clienti e dei partner commerciali.


La soluzione ideale di archiviazione

La soluzione ideale per l'archiviazione delle email aziendali dovrebbe integrarsi con sistemi esistenti come MS Outlook e offrire:


📱 Interfaccia Intuitiva: semplice da utilizzare per tutti i membri dell'azienda


🎨 Customizzazione: permettendo la personalizzazione dei processi per adattarsi alle specifiche esigenze aziendali.


🔧 Integrazione: per collegarsi a diversi tipi di software gestionali di posta elettronica


🔒 Sicurezza: garanzia che tutte le email siano conservate in modo sicuro e protetto, con meccanismi di accesso autorizzato e tracciabilità delle operazioni per prevenire abusi o perdite di dati.


Conformità Legale: tutte le operazioni di archiviazione siano conformi alla normativa vigente, includendo la conservazione a lungo termine e la possibilità di esibire i documenti come prova legale quando necessario.


Conservazione digitale: quali documenti conservare?

Inoltre è bene ricordare che la conservazione digitale a norma non riguarda solo le fatture elettroniche, ma tutta la documentazione legata all'azienda:

  • e-fatture

  • contratti ed accordi

  • Registri e Verbali: Verbali delle riunioni del consiglio di amministrazione, assemblee degli azionisti e altri comitati interni.

  • documenti di identità: documenti di identità del personale, contratti di lavoro, curriculum vitae sono necessari per le pratiche di risorse umane e devono essere trattati con le dovute precauzioni per la privacy

  • Logs e Dati di Audit: Registri delle attività di sistema, logs di sicurezza, resoconti di audit interni ed esterni..

  • ...



Non rischiare: affidati a bigblue

La soluzione migliore per evitare impegno e responsabilità è quella di affidarsi ad un partner specializzato come bigblue e Namirial.


La soluzione PECMailer



PecMailer, il sistema per la gestione di caselle PEC
PecMailer, il sistema per la gestione di caselle PEC

PECMailer è un sistema avanzato per la gestione di caselle PEC (Posta Elettronica Certificata) multiple che

  • semplifica i flussi di lavoro aziendali e pubblici.

  • offre un'organizzazione efficace dei messaggi,

  • permette l'invio massivo di email certificate

  • assicura la tracciabilità e la conservazione a norma dei messaggi PEC

il tutto attraverso un unico pannello amministrativo che garantisce flessibilità e controllo degli accessi.


Le funzionalità principali


gestione caselle PEC multiple e operatori, con possibilità di definire

permessi e policy di accesso


ricerca per testo e nome allegato contenuto nel messaggio


segnalatore di lettura messaggi per utente o per messaggio


client web per la lettura dei messaggi e con area amministrativa


conservazione a norma


gestione dei log per ottenere informazioni dettagliate su ogni singola fase od operazione compiuta dagli operatori


SDK che consente l'integrazione di altri software con PECMailer per la gestione di caselle PEC multiple


Non rischiare sanzioni: opta per un'archiviazione sicura e efficiente delle tue email aziendali.




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